IDEE MANAGEMENT
Inleiding
De idee management tool is onderdeel van de Innovation Management Suite (IMS) toolbox. De idee management tool is web-based en kan eenvoudig aan specifieke eisen van de klant worden geconfigureerd (d.w.z. procesflow, formulieren, rapportages, autorisaties enz.).
Invoeren van het idee
Gebruikers krijgen een link waarmee men de tool kan openen. Ze loggen in in het systeem of men kan via Intranet direct toegang krijgen. Men kan het idee inbrengen in een formulier, waarin een aantal standaard vragen staan. Wanneer men klaar is, dat kan gelijk na invoeren of na enkele keren in- en uitgelogd te zijn, geeft men aan dat men klaar is, door een druk op een daarvoor bestemde button.
Categorieën
Ideeën kunnen in categorieën ingedeeld worden. Ook een hiërarchie in categorieën is mogelijk. Ideeën kunnen aan een categorie eigenaar worden gekoppeld.
Stage gate
Er worden verschillende fasen gedefinieerd, bijvoorbeeld inbreng fase, concept fase, haalbaarheidsfase. Tussen deze fasen worden ‘gates’ gedefinieerd. Voor elke ‘gate’ kan een apart score formulier gedefinieerd worden.
Score formulier
Meestal wordt een idee beoordeeld door één of meerdere personen in een innovation board (of de beoordelingscommissie). Na indiening en een eerste check van de proces eigenaar, de idee manager, wordt er een link doorgestuurd naar de leden van de innovation board. Bij openen zien zij het idee formulier en het score formulier gelijktijdig op het scherm (dual screen). Dit is gebruikersvriendelijk bij het beoordelen van het idee. Indien gewenst kan de indiener anoniem blijven voor de beoordelaar. Men kan een score geven per criterium en men kan de mate van zekerheid van deze score aangeven.
Na het invullen van het score formulier komt dit terug bij de idee manager, die de score resultaten kan bundelen. Deze kan gemiddelden van de verschillende beoordelingen van het idee maken en de beoordelingen over elkaar leggen, zodat duidelijk wordt waar men het met elkaar over eens is en waar niet. Dit kan tijdens de periodieke beoordelingsbesprekingen aan de orde worden gebracht.
Beoordeling en Selectie van ideeën
In specifieke rapporten kan de volgorde van aantrekkelijkheid van de ideeën aangegeven worden. Er zijn allerlei tools in IMS aanwezig die ervoor zorgen dat alle pro’s en cons van de ideeën goed tegen elkaar afgewogen worden. Hierdoor is er ook een goed onderbouwde feedback naar de indiener mogelijk. Ook kan men om verduidelijking vragen en toevoegen.
De idee manager kan bepalen of een idee na bespreking in de periodieke beoordelingsronde doorgaat naar de volgende fase, teruggestuurd wordt naar de indiener voor verbeteringen of verworpen wordt.
Er kunnen in het idee formulier ook suggesties voor verbetering ingebracht worden via speciale comment boxes. De historie hiervan wordt gearchiveerd.
Blogs
Er kan in communities worden gediscussieerd over de ideeën, ideeën kunnen daarbij worden gecombineerd en verder verrijkt.
E-mail alerts
De Idee Manager heeft overzicht over de mutaties die plaatsvinden. Zo kan men zien of de idee beoordelingen, commentaren en toevoegingen worden uitgevoerd.
Speciale campagnes
De IMS laat toe om speciale campagnes op te zetten op specifieke thema’s. Het blijkt dat dergelijke campagnes het aantal ideeën uit de organisatie sterk kan verhogen.
Portfolio Management
De IMS bevat specifiek Portfolio Management tools die het senior management een snel inzicht geven of de ingediende ideeën goed in balans zijn. Men kan desgewenst de details verder bekijken door eenvoudige drill down functionaleiten.
Innovatie scorecard
Er kan een cockpit ingericht worden die het senior management inzicht geeft in eventuele bottlenecks in het idee management proces.
Tracking en Tracing
Als er een mutatie plaatsvindt in een idee, ontvangt de indiener van het idee een e-mail met een link, waarmee deze de status van het idee en alle bewerkingen, commentaren, beoordelingen, wie categorie eigenaar is, etc. kan inzien.
Autorisatie
Identiteit van indiener is bekend indien men onder eigen naam inlogt of als men identiteitsgegevens van Windows. Bij inrichting van het systeem wordt hiervoor een keuze gemaakt.
Zoekmachines
Er zijn uitgebreide zoekmogelijkheden waarbij op een of meer velden uit het ideeformulier kan worden gezocht. Zo kan men zien of een idee al een eerder is ingevoerd. Tevens bestaat de mogelijkheid om tijdens het invoeren automatisch op soortgelijke ideeën te zoeken.
Interfacing
Er kunnen interfaces worden aangebracht met dee meest gebruikelijke platformen, zoals bv. Intranet, Share Point.
Database
Huidige SQL database heeft een maximale grootte 4Gb, wat overeenkomt met 50.000 ideeën. Opschaling naar standaard MS SQL Server is zonder aanpassingen mogelijk. De database grootte is dan niet langer beperkt.