//innovatie management tools > idee management

De Idee Management Tool helpt uw organisatie ideeën te vangen, structureren, waarderen, beheersen en zo nodig aan te passen.

Deze tool is web-based en is eenvoudig aan te passen aan uw specifieke eisen. Denkt u aan: procesflow, formulieren, rapportages, autorisaties enzovoort.

Hieronder volgt een korte uitleg over het gebruik van de Idee Management Tool.

 

U ontvangt een link waarmee gebruikers kunnen inloggen om de tool te openen. Dit werkt uiteraard zowel vanaf een vast systeem als vanuit een netwerk.

Gebruikers voeren het idee in op een formulier. Na invoering worden hier een aantal vragen over gesteld. Dit vormt de eerste aanzet in het kunnen beoordelen van het idee. Resultaten en mutaties worden automatisch opgeslagen, ook na uitloggen.

 

Om tot een goed overzicht te komen kunnen de ideeën worden ingedeeld in categorieën. Hierin kan men ook een hiërarchie aanbrengen. Zo wordt het eenvoudig een idee op waarde te schatten en prioriteiten toe te kennen.

Ideeën kunnen aan een categorie-eigenaar worden gekoppeld. Dit is vooral handig wanneer meerdere mensen betrokken zijn in het idee management proces. De categorie-eigenaar treedt in dit geval op als de ideemanager die ideeën aangeleverd krijgt van collega’s.

 

Het uitwerken van ideeën kent meerdere fasen die langzaam in elkaar overlopen. Zo kennen we bijvoorbeeld de inbrengfase, conceptfase en de haalbaarheidsfase. De voorbereidingsfase van een project krijgt door de gates een gestructureerd maar vooral beheersbaar karakter. Tussen deze fases worden ‘gates’ gedefinieerd. Per gate wordt een scoreformulier ingevuld om te beoordelen of het idee naar de volgende fase kan.

 

Bij de inbrengfase geeft de ideemanager een eerste beoordeling. Deze neemt dan de beslissing of het idee verder beoordeeld dient te worden. Afhankelijk van de bedrijfshuishouding, wordt het idee in de volgende fases beoordeeld door één of meer personen uit een beoordelingscommissie of een stuurgroep.

Nadat de ideemanager het idee heeft ingevoerd, wordt er een link verstuurd naar de stuurgroep. Indien gewenst kan de ideemanager anoniem blijven. In sommige situaties komt dit het idee management proces ten goede.

De stuurgroep krijgt het ideeformulier te zien aangevuld met een scoreformulier. Beiden verschijnen gelijktijdig op het scherm om het idee handig en snel te kunnen beoordelen. U kunt vervolgens per criterium scoren en daarbij ook de mate van zekerheid aangeven met betrekking tot die score. Zo wordt rekening gehouden met moeilijk voorspelbare factoren die van invloed kunnen zijn op het idee.

Het ingevulde scoreformulier komt terug bij de ideemanager. Deze kan de resultaten bundelen en gemiddelden van de verschillende scores per idee maken. Resultaten zijn zo eenvoudig naast elkaar te leggen. De ideemanager ziet in één oogopslag waar men het eens is en waar niet. Op die manier is inzichtelijk waar het idee op dat moment staat in de organisatie. Tijdens een beoordelingsgesprek kan de status verder worden besproken.

 

Inzicht in de mate van aantrekkelijkheid per idee is in deze fase zeer belangrijk. IMS stelt u de noodzakelijke tools ter beschikking om dit inzicht te krijgen.

U kunt de voor- en nadelen per idee afwegen en ideeën hiërarchisch sorteren. Dit stelt de ideemanager in staat op eenvoudige wijze goed onderbouwde feedback te geven. Vragen en opmerkingen zijn gemakkelijk toe te voegen in het systeem en komen automatisch terecht bij de ideemanager. Idee management wordt hierdoor flexibel zonder het overzicht te verliezen.

Gezamenlijk stelt men vast of:

·         Het idee rijp is voor de volgende fase

·         Het idee moet worden bijgeschaafd

·         Het idee niet haalbaar is.

 

Deze werkwijze stelt u in staat ideeën gestructureerd en objectief te beoordelen en daarnaar te handelen. Een, in eerste instantie, briljant idee blijkt wellicht niet haalbaar te zijn. Positief beoordeelde ideeën kunnen verder worden uitgewerkt in een business concept.

 

De Idee Management Tool bevat een groot aantal instrumenten om het idee management proces te stroomlijnen. We noemen er hier een aantal.

 

Ideeën zijn soms eenvoudig en soms zeer complex. De tools zijn voor elke situatie inzetbaar waardoor altijd het juiste pad wordt bewandeld.

 

Veel ideeën ontstaan en evolueren door erover te discussiëren. Via communities kunt u ideeën aan elkaar voorleggen, inzichten delen en erover stemmen.

 

Mutaties worden automatisch doorgegeven aan de ideemanager via een e-mail. Zo blijft deze altijd op de hoogte van actuele beoordelingen, opmerkingen en toevoegingen.

 

Het is vervelend veel tijd te besteden aan het zoeken naar specifieke mutaties. Daarom staat er in elke e-mail alert die de ideemanager ontvangt een link naar de betreffende mutatie.

 

Er zijn uitgebreide mogelijkheden om één of meer velden uit een ideeformulier op te zoeken. Zo ziet u bijvoorbeeld snel of een idee al eens is ingevoerd. Tevens is het mogelijk om tijdens de invoering van een idee, automatisch op soortgelijke ideeën te zoeken. Dit vergroot het overzicht bij het managen van ideeën.

 

Via IMS kunt u een campagne opzetten gericht op specifieke thema’s. Dit verhoogt de ideegeneratie door de gehele organisatie in het proces te betrekken.

 

De identiteit van de gebruiker die het idee genereert is bekend indien men onder de eigen naam inlogt. De mogelijkheid bestaat ook om de gebruikergegevens van Windows te koppelen en die van IMS. Tijdens de installatie kan hiervoor een keuze worden gemaakt.

 

U kunt interfaces aanbrengen met veel gebruikte platformen zoals intranet en SharePoint.

 

De huidige SQL database heeft een standaardgrootte van 4 GB. Dit komt overeen met 50.000 ideeën. Opschaling naar een standaard MS SQL Server is zonder aanpassing mogelijk. De databasegrootte is dan onbeperkt.

 

Deze werkt als een cockpit. Het senior management krijgt inzicht in eventuele bottlenecks tijdens het idee management proces en kan daardoor adequaat bijsturen.

Wanneer men besluit door te gaan met een idee, moet het verder worden vormgegeven. Maar hoe verhoudt het idee zich binnen de strategie? Wat zijn de financiële implicaties?

Om u te helpen deze vragen te beantwoorden is er de Business Case Management Tool.